تشکیلات یک سازمان یا شرکت نشاندهنده روابط درون سازمانی و مشخص کننده وظایف و فعالیتهای میان کارکنان وروشهای بهینه انجام کارها برای رسیدن به اهداف سازمان یا شرکت میباشد . و به همین منظور نمونه ای از کارهای انجام شده خود را  در ادامه برای بهره برداری ارائه مینمایم .   

 مقدمه :

با توکل به خداوند متعال واستعانت از او و حسب دستور مدیر عامل محترم شرکت تعاونی تاجر پیشگان  نمونه  جناب آقای مهندس هانی گرویی و حرکت رو به رشد شرکت در مسیر  تکامل خود ، و ضرورت ایجاد تشکیلات  جدید  برای شرکت و تدوین روشهای  مناسب  انجام کار  توسط  کارکنان  ، این وظیفه مهم  به انیجانب  نادر شیروان محول گردید .

 از انجایی که این موضوع از ابتدای  شروع بکار بنده مورد تاکید مدیر عامل بود  و با شروع بکار خود در تاریخ 17/6/1393  تحقق  این مهم  بیش از پیش احساس گردید . به همین منظور در راستای اصلاحات مد نظر این کتابچه تشکیلات و روشها ی شرکت  تدوین گردید ، ان شا الله که گره گشای مشکلات در شرکت باشد .

در پایان از جناب مهندس گرویی که با  اطلاعات ارزنده  و حمایتهای  خود بنده را در تهیه  و تدوین این کتابچه  یاری نمودند  تشکر مینمایم و از سایر کارکنان که در زمانهای مقتضی اطلاعات لازم ار ارائه نمودند تشکر مینمایم و همچنین از همسر عزیزم که با حمایت و یاری نمودن من آرامش خاطر لازم را به من دادند تا از وقتی که متعلق به ایشان بوده را  در این کار صرف نمایم بسیار سپاسگزارم و هر چه دارم اول از خدا و دوم مدیون او هستم .

نادر شیروان

مدیر منابع و بازرگانی

آبان ماه سال 1393

نسخه 0/1

دی ماه  سال 1393

نسخه  0/2

بهمن ماه 1393

نسخه 1/2

نیمه دوم بهمن  

نسخه 2/2 

 

 

 

تاریخچه شرکت :

شرکت  در تاریخ 1/2/1386با عنوان شرکت تعاونی بسته بندی مواد غذایی  تاجر پیشه گان نمونه  به منظور فعالیت در بخش تعاونی پروانه تاسیس  در یافت  می کند  و  در اداره ثبت شرکتها  به شماره 8954  به ثبت میرسد  و بر اساس  موضوع فعالیت شرکت  که   در روزنامه رسمی به چاپ رسیده   و بر اساس مصوبه مجمع عمومی ،به فعالیت امور بازرگانی متمرکز شده است که در روزنامه رسمی مورخه 7/4/1393  آخرین تصمیمات مجمع عمومی تعاونی  به شماره 171 به ثبت میرسد ، و مجموعه فعالیت های شرکت تعاونی در زمینه بازرگانی مواد معدنی و مصالح ساختمانی و خوراک دام و طیور  درداخل و خارج کشور صو رت می پذیرد  .

 

تشکیلات شرکت :

تشکیلات نمودار ارتباط درون سازمانی است که  مسیر حرکت اطلاعات از بالا به  پائین  برای دستور دادن و برعکس برای مسیر گزارش دادن  را  نشان میدهد  یا به اختصار ، تشکیلات نشان می دهد  که ،چه مقامی اختیار دستور دادن و چه فردی موظف به گزارش دادن است ، به طور کلی حرکت اطلاعات از بالا به پایین با دستور همراه است و  از پایین به بالا با گزارش دادن همراه است و همچنین  تشکیلات، سطوح سازمانی را از نظر میزان مسئولیتها و تصمیم گیری ها  نیز مشخص می نماید .که جایگاه هر یک از کارکنان  از نظر وظایف وارتباط با  مقام مافوق چگونه  است که به ترتیب ذیل ارائه  می گردد  .

شماره تشخیص :

 منظور از شماره تشخیص ، تعیین شماره ای برای شناسایی پستهای سازمانی و سطح پست سازمانی و منطقه جغرافیایی استقرار  پستهای سازمانی است وبه جهت شناسایی پستها ، با توجه به اینکه احتمال گسترش شعبه های دیگری  نیز برای شرکت وجود دارد، لذا شماره تشخیص به این روش ذیل  و برای پستهای  سازمانی بیشتری  طراحی  گردیده است ، تا  پاسخگوی این نیاز در آینده  نیز باشد  و بنابراین  شماره تشخیص  به شکل ذیل ارائه میگردد .

 

سطح پست سازمانی    شماره پست      شماره شعبه

                     _                                   _      

 

شرح قسمتهای  مریوط به شماره تشخیص  به ترتیب از راست به چپ .

سطح پست سازمانی :

سطح پست سازمانی به ترتیب از شماره یک که سطح  یک آن مدیر عامل و اعضاء هیئت مدیره هستند  .

سطح دو شامل پستهایی می شود که عنوان مدیر در پست سازمانی آنها وجود دارد .

سطح سه شامل پستهایی می شود که عنوان رئیس اداره در پست سازمانی آنها وجود دارد .

سطح چهار شامل پستهایی می شود که عنوان کارشناس در پست سازمانی آنها وجود دارد .

سطح پنج  شامل پستهایی می شود که عنوان مسئول در پست سازمانی آنها وجود دارد .

سطح شش  شامل پستهایی می شود که عنوان خاصی ندارند  یا سایر پستها .

بنابر این در تعیین شماره تشخیص در آینده از این الگو استفاده میشود .

شماره پست سازمانی :

شماره پستها  در چهار رقم تعریف شده به گونه ای که  سر شاخه های  هر بخش از چارت سازمانی با یک شماره شروع می شود و زیر مجموعه آن شاخه به ترتیب شماره به آنها در یکی از ارقام از چپ به راست اختصاص می یابد ، که در بخش پستهای سازمانی مشخص گردیده است .

شماره شعبه :

شماره شعبه  از یک شماره تک رقمی تشکیل شده و از یک شروع میشود  که به معنی  شعبه قزوین میباشد و هر گاه شعبه دیگری در شهر یا کشور دیگری تاسیس شد میتوانیم به ترتیب به آنها شماره اختصاص بدهیم  و در صورت نیاز این قسمت میتواند دو رقمی گردد ، تا هم شهر و هم کشور  را در بر بگیرد ، در آینده به یاری خدا.

پستهای سازمانی :

پستهای سازمانی شرکت بر گرفته  از چارت سازمانی  شرکت میباشند و شماره های پستها  نیز بر مبنای الگوی  مرتب شدن  یا چینش پستهای سازمانی  و ارتباطات درون سازمانی می باشد که  نوشته شده است و به شرح ذیل است .

 

شماره پست              عنوان پست

________              ________________________

0001                      مدیر عامل

0012                      مسئول دفتر مدیر عامل

0002                      مدیر امور اداری و مالی

0003                      کارشناس  فناوری داده ها  

0004                      مدیر فروش  

0221                      مسئول دبیر خانه و امور دفتری و رفاه و کارگزینی  

0222                      مسئول خدمات و تحصیل داری  

0231                      کارشناس حسابداری و امور مالیاتی و بیمه ها  

0232                      مسئول حسابداری و حقوق و دستمزد و فروش  

0421                      کارشناس بازرگانی  داخلی

0422                      کارشناس بازرگانی خارجی

0423                      مسئول امور بازرگانی

0431                      کارشناس مواد معدنی

 

 

 

 

 

 

شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل :

شرح وظایف به منظور آشنایی مستخدم با نمونه ای از وظایف پست سازمانی مورد تصدی میباشد ، البته در این بخش سعی  شده است  با توجه به محدود بودن وظایف  ، تمامی این وظایف احصا ء و درج گردد .و همچنین در این بخش شرایط احراز از نظر مهارتها و توانایی ها وتحصیلات نیز نوشته میشود تا راهنمای  خوبی  برای فرآیند جذب نیروی انسانی متناسب با پست سازمانی باشد . وهمچنین  تلاش شده تا در ابتدای هر پست سازمانی تعریفی مختصر از آن شغل داشته باشیم ، که به شرح ذیل ارائه می گردد .

 

شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل

 

شماره تشخیص :     1-0001-1

عنوان پست سازمانی  :  مدیر عامل

تعریف  :

 این شغل در بر گیرنده پستهایی است که متصدیان آنها امور مربوط به اداره یک شرکت را با برنامه ریزی  در زمینه های مختلف و با برقراری ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی و با مراکز مربوط به امور تجاری و بازرگانی ، هماهنگی اجراء و سرپرستی می نمایند و عهده دار می باشند .

نمونه وظایف و مسئولیتها  :  

-         اجرای مصوبات مجمع عمومی که منطبق با مفاد اساسنامه بوده و اقدام در اداره شرکت در جهت پیشبرد اهداف آن با اعمال مدیریت صحیح و نظارت بر حسن اجرای وظایف مدیریت های تابعه .

-         تهیه و تنظیم برنامه ها و بودجه شرکت تعاونی و اصلاح سالانه آن ، جهت طرح در مجمع عمومی .

-         انجام هر گونه معامله و انعقاد هر گونه قرارداد  در رابطه با موضوع فعالیت شرکت تعاونی  طبق مفاد اساسنامه و با رعایت آئین نامه ها و دستورالعملها و سایر مقرارت  شرکت تعاونی .

-         تقسیم صحیح کار بین مدیران و ایجاد هماهنگی بین آنها .

-         امضاء کلیه اسناد واوراق مالی واسناد تعهد اور ،ظهر نویسی ، واخواست وپرداخت اوراق تجاری ، وصول مطالبات ، پرداخت دیون ،انجام هر گونه معامله  خرید و فروش یا اجاره ، تغییر و فسخ قراردادها ،تضمین دیون و اجرای اسناد لازم الاجراءحسب مقررات مربوط و در قالب مفاد اساسنامه شرکت تعاونی .

-         تهیه و ابلاغ برنامه های تبلیغات شرکت از طریق حضور در نمایشگاهها و یا ایجاد سایتهای مختلف و سایر ابزارهای مطلوب و مناسب .

-         اتخاذ تصمیم و ارائه راهکارهای  لازم در خصوص روند توسعه صادرات و واردات  شرکت تعاونی در حوزه های داخلی و خارجی .

-         اتخاذ تصمیم وارائه راهکارهای لازم در خصوص گسترش روابط تجاری و راههای ایجاد آن در حوزه های منطقه ای  داخل و خارج کشور .

-         اتخاذ تصمیم و مشورت  در خصوص در خواستهای مشتریان داخلی و خارجی و ارجاع آنها به مدیر منابع و بازرگانی .

-         اتخاذ تصمیم در خصوص محتوای مطالب سایتهاو گزارشات ارائه شده  مربوط به مشاهده  روزانه سایتهای شرکت  در تمامی حوزه های کاری .

-         کنترل پیش  فاکتور ها و فاکتور ها ی صادر شده و در صورت قبول امضاء و تصویب آنها .

-         تصویب فرمهای در خواست وجه که از سوی مدیران تحت امر به تائید رسیده  است ، و ارسال آن به مدیر امور اداری  مالی  جهت اقدام لازم در راستای خرید یا پرداخت .

-         تصویب لیست حقوق و دستمزد کارکنان و ارجاع به مدیر امور اداری و مالی جهت اقدام لازم .

-         اتخاذ تصمیم و تصویب دستور العمل تنخواه گردان شرکت  در راستای تسهیل امور مالی در پرداختهای جزئی شرکت تعاونی .

-         تصویب عملکرد حضور غیاب کارکنان و ارجاع آن به مدیر امور اداری مالی جهت تهیه لیست حقوق ودستمزد و بیمه ها .

-         تصویب قراردادهای مربوط به خرید خدماتهای سخت افزاری و نرم افزاری  مورد نیاز شرکت تعاونی که توسط مدیر امور اداری مالی به تائید رسیده است .

-         نظارت بر فرآیند تهیه نمونه محصولات از منابع .

-         انجام سایر وظایف مربوط  به این شغل که از طرف هیئت مدیره و مجمع عمومی احاله می گردد .

شرایط احراز،  تحصیلات و مهارتها  : 

        داری گواهی نامه لیسانس ، فوق لیسانس ، دکترا و یا همتراز آنها در یکی از رشته های تحصیلی مدیریت و مرجها در سایر رشته ها  و مهارتها وتوانایی های لازم برای اداره شرکت تعاونی و انجام وظایف .

روشها

در این بخش  تلاش میشود  تا با ارائه مجموعه ای از  دستور العمل ها و ضواط داخلی که مراحل تصویب را گزرانده  ارائه شود واین دستورالعملها در جهت بهبود انجام وظایف کارکنان و هر آنچه که به کارکنان مربوط می شود  میباشند   ،  البته این   مورد توافق کارفرما  نیز می باشد و   با توجه به اعتبارات و امکانات  شرکت تعاونی برای  کارکنان  مورد استفاده  قرار خواهد  گرفت که البته این  موضوع  به میزان تعهد کارفرما در مقابل کارکنان مربوط می باشد که تلاش می گردد با ارائه تعریف  مشخصی از آنها  زمبنه بهرمندی کارکنان از مزایای این مصوبات فراهم   گردد.

 

ورود کارکنان :

ورود کارکنان  با توجه به نیاز شرکت  جهت محول نمودن وظایف وپستهای سازمانی شرکت میباشد  که پس از مراحل اولیه انتشار آگهی و  یا به هر شکل دیگری که مستخدم  وارد شرکت می شود صورت می پذیرد  .

 به جهت تخصصی بودن وظایف و کارهای شرکت حداقل مقطع تحصیلی قابل ورود به شرکت دیپلم میباشد.

در گام اول باید فرم مربوط به پرسشنامه  استخدامی را تکمیل نماید  که ( به شماره :  EN-01-9307-ITM     ) است  و در جلسه مصاحبه که با حضور مدیر اموراداری مالی و یکی از مدیران ذی ربط شرکت ، تشکیل می گردد شرکت نماید ، تا ارزیابی لازم برای تطبیق شرایط مورد نیاز شرکت با شرایط متقاضی از نظر ، جسمی ، ظاهری ، توانایی های فکری و غیره ... از فرد داوطلب ورود به شرکت  انجام  شود و پس از قبول  ضمن ادای سوگند نامه  و امضاء آن و  امضاء منشور اخلاقی شرکت  ،با ارائه مدارک لازم   برای پرونده  که فهرست آنها توسط مدیر امور اداری مالی اعلام میگردد و معمولا شامل کپی از مدارک شناسایی کارت ملی و شناسنامه  فرد و کپی از آخرین مدرک تحصیلی  و فرم مربوط به بدو ورود به شرکت  است که تکمیل نموده و کپی از دفتر چه بیمه چنانچه قبلا در محل کار قبلی سابقه پرداخت بیمه داشته باشد و ارائه رضایت نامه والدین در صورتی که مجرد باشد برای رفتن به ماموریتهای شرکت که به شهر دیگر میباشد و سایر مدارک مورد نیاز حسب مورد  و  اخذ تعهد لازم که معمولا سفته است  و مبلغ آن  به تشخیص مدیر عامل که  با توجه به نوع وظایف و مسئولیتها ی مستخدم تازه وارد است  مشخص می شود ، و در یافت و در پرونده  او نگهداری می شود .

 

پرونده کارکنان از انجایی که دارای اطلاعات شخصی کارکنان می باشد ،  از جمله اسناد محرمانه شرکت تلقی میگردد که باید در حفظ و نگهداری آنها نهایت دقت صورت پذیرد واین پرونده   باید بیانگر خلاصه فعالیتها ی مثبت و منفی و عملکرد فرد باشد  به گونه ای که  تمامی موارد مربوط به مستخدم  به نحوی در آن نگهداری شود تا در موقع  مقتضی با مطالعه پرونده  به طور نزدیک به یقین از وضعیت مستخدم  آگاهی  پیدا نمود ، و به این نکته باید توجه داشت که ورود و خروج هر گونه مدرکی  به داخل پرونده فقط با دستور مدیر امور اداری مالی  باید صورت پزیرد . برای مثال نمونه هایی از مدارکی که باید نگهداری شوند عبارتند از ، مدارک تحصیلی ، مدارک مربوط به سوابق  کاری در دیگر سازمانها یا  شرکتها و نهادها ی دولتی یا  عمومی یا خصوصی  ، خلاصه مرخصی های استحقاقی و استعلاجی  روزانه ، خلاصه کارکرد  سالانه ، تشویقات ، تنبیهات ، ارتقاء ها ، قراردادها ی مستخدمین ، مدارک بیمه عمر و سرمایه گذارد ی و خلاصه سوابق سالیانه پرداخت حق بیمه  که  جزء مواردی است  که نیاز به نگهداری به صورت خلاصه دارد در قالب فرمهای خاص که در انتهای این کتاب معرفی می شوند ارائه شده است وغیره ...

ضوابط پرداخت حقوق کارکنان :

در ضوابط مربوط پرداخت حقوق کارکنان  سعی شده است تمامی شرایطی که کارکنان ممکن است داشته باشند و این شرایط در بهبود و سرعت و دقت انجام کارآنها ماثر باشد و موجبات رضایت مندی آنها را فراهم نماید ، مانند : مقطع تحصیلی ، میزان مسئولیت ، سنوات خدمت و تجربه مربوط  و میزان تورم  و قبول مسئولیت  وعملکرد  کاری و غیره ... لحاظ گردد و در ادامه یک یک این شرایط را مشخص و ضوابط مربوط به پرداخت آنها را معیین  میکنیم .

مدرک تحصیلی :

از انجایی که ممکن است  کارکنان در مقاطع  مختلف تحصیلی و معدل متفاوت  وارد شرکت شوند و متناسب با مدرک تحصیلی در پستهای سازمانی شرکت به کار گمارده  شوند و مسئولیتهای به آنها محول  گردد ، و انتظار این است که حقوق آنها متناسب با تورم افزایش یابد ، لذا جدول مربوط به حقوق پایه  ریالی کارکنان  به شرح ذیل ارائه می گردد .

 

مدرک تحصیلی

دیپلم

فوق دیپلم

لیسانس

فوق لیسانس

دکترا

2900

3100

3300

3500

3700

 

 این جدول به پیشنهاد مدیر امور اداری مالی ارائه میگردد و پس از تصویب مدیر عامل قابل اجرا است و تغییرات در آن نیز بنا به ضرورت  و در شرایط خاص باید اتقاق بیفتد در غیر این صورت اعداد داخل جدول ثابت هستند و با توجه به  ضریب افزایش حقوق کارکنان دولت که متناسب با نرخ تورم است و هر ساله توسط هیئت محترم وزیران کشور در ابتدای سال  با توجه به جمیع جوانب کشور  اعلام میگردد ،  و برای سال 1393  این ضریب  1206 می باشد  ، میزان حقوق پایه کارکنان  با بهره مندی از این ضریب ، از حاصل ضرب عدد پایه ریالی جدول که متناسب با مقطع تحصلی است  و به اضافه  تاثیر   معدل آخرین مدرک تحصیلی  مستخدم که از حاصل ضرب عدد  معدل در عدد پنج بدست می آید و بین 50 تا 100 متغییر است و برای هر فرد  متناسب با معدل محاسبه میشود  و سایر  شرایط احراز شغل  مورد تصدی مستخدم  محاسبه و  در ضریب اعلام شده به دست می آید و این حقوق پایه مبنای محاسبات سایر عوامل مربوط به حقوق کارکنان میباشد .

 و تا زمانی که ارتقاء تحصلی جدید توسط کارکنان اتقاق نیفتاده باشد و مدرک تحصیلی جدیدی که تائیدیه آن از مرجع صدور به صورت محرمانه  در یافت نشده  باشد ، حقوق پایه مستخدم بر مبنای آخرین مقطع تحصلی ارائه شده و تائید شده  است .

برای هر گونه تغییرات در حکم کارگزینی کارکنان باید ابتدا شرایط مستخدم در فرم تطبیق وارد و به امضاء مدیر امور اداری ومالی برسد آنگاه حکم کارگزینی صادر گردد .

 

 

 

حق مسئولیت :

پرداخت حق مسئولیت به این منظور است که پاسخ  مناسبی به مستخدم بابت مسئولیتهای که قبول میکند داده شود و ضوابط آن به این گونه است که در صدی از حقوق پایه مستخدم به عنوان حق مسئولیت  که متناسب با سطح پست سازمانی و میزان پیجیدگی وظایف وتعهدات ووظایف مستخدم تعیین و پرداخت می گردد ، که به شرح ذیل است .

مدیر عامل                           هفتادو هشت  درصد حقوق پایه

مدیر امور اداری مالی              شصت  درصد حقوق پایه

مدیر فروش                          شصت  درصد  حقوق پایه

رئیس اداره                         چهل دو درصد حقوق پایه

کارشناسان                           بیست چهار  درصد حقوق پایه

مسئولان                             شش درصد حقوق پایه

این در صد ها با توجه به پست سازمانی که مستخدم انتصاب می یابد  به او تعلق می گیرد و  این درصد ها به پیشنهاد مدیر امور اداری مالی میباشد که پس از تصویب مدیر عامل لازم الاجرا میباشد . و  برای هر گونه تغییرات درمیزان درصد ها بنا به تشخیص و موافقت مدیر عامل  این مراحل باید سپری گردد .

از انجایی که در حال حاضر تعداد کارکنان از پستهای سازمانی کمتر است و کارکنان هر یک وظایف و مسئولیتهای مشاغل دیگر را نیز به عهده گرفته اند  بنابر این  در صورتی که هر یک از کارکنان مسئولیت و وظایف مضاعفی را علاوه بر وظایف  پست سازمانی خود به عهده گرفته باشد و چنانچه  مجموعه وظایف پست سازمانی دیگری را نیز انجام بدهند ،  آنگاه میتواند حد اکثر از 50% ( پنجاه درصد ) حق مسئولیت شغل مورد قبول اضافه بر حق مسئولیت خود بهره مند گردند .

 سنوات :

نظر به حفظ سنوات خدمت کارکنان چه این سنوات  در داخل شرکت باشد و یا خارج شرکت و اهمیت سنوات کاری در شرکت ، چنانچه  به گونه ای باشد که  در افزایش مهارت و توانایی آنها موثر بوده  ، لذا به منظور  رعایت عدالت در میان کارکنان  از نظر سنوات کاری خدمت  در مقایسه با یک دیگر ، به ازای هر یک سال کامل شمسی کار در شرکت  که به صورت  مستمرو در مقابل  دریافت حقوق و دستمزد و مزایا در هر شغلی و همچنین  پرداخت حق بیمه آن مدت به ازای هر سال  به میزان یک درصد (  2%  ) حقوق پایه سال مورد نظر به عنوان سنوات خدمت بر حقوق سال جدید  مستخدم که محاسبه میشود  اضافه میگردد .

و برای محاسبه  سنوات کاری کارکنان که در  خارج از شرکت انجام شده ،  مجموع سنوات  آنها در عدد 6/1 ( یک ششم ) ضرب میگردد ،(  یعنی به ازای هر یک سال کامل  به میزان دو ماه از آن قابل محاسبه میباشد )  آنگاه به ازای هر سال که 12 ماه میباشد  یک درصد ( 1% ) حقوق پایه سال شروع به کار در شرکت به عنوان سنوات خدمت مستخدم در خارج از شرکت محاسبه میگردد .

بدیهی است که پرداخت این فوق العاده  در  سال دوم  پس از شروع  به کار  قابل محاسبه میباشد .و چنانجه  در سال اول خدمت که مدت آن از یک سال کامل کمتر است  نیاز به  محاسبه این سنوات باشد  ، مقدار آن  به نسبت ماه محاسبه و در حکم کارگزینی درج و پرداخت میگردد .

در مورد کارکنانی که در شرکت یا سازمانهای دیگر سابقه کار داشته اند  مدت خدمت برای محاسبه سنوات طبق فرمول بالا  حد اکثر به میزان یک ششم قابل محاسبه می باشد و برای تجربه  ، پس از استعلام از شرکت یا سازمان مذکور که مستخدم قبلا در آنجا کار کرده ، به شرطی که کار مستخدم در آن سازمان به صورت مستمر بوده و در مقابل دستمزد صورت گرفته شده باشد و حق بیمه نیز برای  آن مدت پرداخت شده باشد ، با ذکر عنوان پست یا شغل مورد تصدی و یا وظیفه ای که به عهده داشته ،    به تشخیص مدیر امور اداری مالی ، به عنوان سنوات  قابل محاسبه می باشد .

 

تجربه :

به منظور حفظ تجربه مستخدم در ارتباط با شغل های قبلی مستخدم که تصدی آنها را به عهده داشته و مربوط بودن یا مربوط نبودن آن شغلها  با شغل فعلی مستخدم   ضمن تعریف این دو عبارت به ترتیب ذیل اقدام میگردد .

مشاغل مربوط : مجموعه وظایفی است که مستخدم در مشاغل قبلی داشته و آن وظایف  و یا مشابه آنها در شغل فعلی نیز  وجود دارد . برای مثال فردی قبلا حسابدار انبار بوده و اکنون می خواهد حسابدار حقوق و دستمزد شود ، این شغلها با هم مربوط میباشند .

مشاغل غیر مربوط : مجموعه وظایفی است که مستخدم در مشاغل قبلی داشته و آن وظایف و یا مشابه آنها در شغل فعلی وجود ندارد . برای مثل فردی قبلا حسابدار انبار بوده و اکنون می خواهد متصدی برق  شرکتی شود ، بدیهی است که این مشاغل با هم مربوط نیستند ، ولی در هر صورت نصف این مدت برای محاسبه تجربه قابل محاسبه است .

منظور از تجربه آن دسته از وظایف است که  قبلا انجام داده وباعث افزایش توانایی و مهارت مستخدم  در کار جاری او  می شود .

نحوه محاسبه تجربه به این صورت است که به ازای هر سال تجربه مربوط  به میزان یک در صد  1%  از حقوق پایه سال جاری برای مستخدم محاسبه میشود .و در صورتی که تجربه غیر مربوط باشد  چون قبلا" در محاسبه سنوات لحاظ شده است ، لذا  برای تجربه غیر مربوط محاسبه ای نداریم .

 

حق مسکن :

این فوق العاده برابر ضوابط قانون کار به مستخدمین پرداخت میگردد و تغییر در آن از سوی اداره کارمیباشد و به نحو مقتضی به اطلاع عموم رسانده میشود و این مبلغ در سال 1393 به میزان 200000 ریال (دویست هزار ریال ) است . که در حکم کارگزینی کارکنان منظور میگردد .

 

بهره وری :

بهره وری در تعریف  تشکیل شده از دو مفهوم کارایی و اثر بخشی است و در اینجا کارایی از نظر ما  یعنی کار ها را درست انجام دادن و اثر بخشی یعنی کار ها به نتیجه مورد نظر یا هدف رساند و بنابراین    بهره وری  مستخدم یعنی انجام کار های محوله به درستی و در راستای اهداف و حصول نتیجه ، پس زمانی مستخدم بهره ور است که کارهای او به فروش  در شرکت منجر گردد و باعث افزایش  در آمد و سود شرکت گردد و برای اینکه او نیز از این تلاشهای  خود بهره مند گردد کارفرما مبلغی را به عنوان حق بهره وری ( همان  پورسانت که قبلا در شرکت مرسوم بوده  )   به مستخدم پرداخت مینماید که متناسب با میزان تلاش و سطح مسئولیت مستخدم  طبق جدول ذیل  در پایان هر فرآیند فروش  قابل محاسبه و پرداخت می باشد  . پرداخت این فوق العاده به صورت غیر مستمر بوده و در حکم کارگزینی درج نمیگردد و فقط پرداخت آن  رادر قراردادبا کارکنان ذکر میکنند، که در زمان مقتضی محاسبه گردد . 

جدول بهره وری

سطح شغل  سازمانی

نرخ بهره وری

 

از 40000000

 تا 700000000 ریال

از  700000001   تا 990000000  ریال

از990000001

تا 1000000000 ریال

از 1000000001

به بالا

مدیر عامل

-----

-----

7 در 1000

8 در 1000

مدیر فروش

4  در 1000

5در 1000

6 در 1000

7در 1000

مدیر امور اداری مالی

----

4 در 1000

5در 1000

6 در 1000

کارشناسان

 

----

3 در 1000

4 در 1000

5 در 1000

کارشناس فناوری داده ها

 

1در 1000

2 در 1000

2در 1000

3 در 1000

مسئول

-----

1 در 1000

1 در 1000

1 در 1000

جمع

در 1000

5

15

25

30

 

توضیح اینکه ، در مورد بازرگانی خارجی که مبالغ با ارز بیان شده است  بنابراین ،  می توان متناسب با نرخ تبدیل ارز  در همان زمان مبلغ را  به ریال تبدیل و محاسبات مربوط به پرداخت بهره وری راانجام داد .

سایر :

در اینجا سایر مزا یا های دیگر  بیان میگردد ، :

عیدی کارکنان : در پایان هر سال شمسی  میلغی به عنوان عیدی به کارکنان پرداخت میگردد که معادل  مبلغ آخرین حقوق پایه مستخدم در همان سال است .

پاداش : در شرایط خاص و به پیشنهاد مدیر مربوطه و تصویب مدیر عامل میتوان برای یک بار در سال حد اکثر مبلغی را به عنوان پاداش به کارکنان کوشا و فعال و موثر در امور شرکت پرداخت نمود که مبلغ آن حد اکثر یک ماه آخرین حقوق پایه   مستخدم میباشد .

حق سنوات :  به منظور ایجاد انگیزه برای حضور و تمایل بیشتر کارکنان در  محیط کار مبلغی بابت حق سنوات  که میزان آن برابر با آخرین حقوق پایه است به کارکنانی که حد اقل چهار سال تمام  در شرکت کار کنند  بعد از سال چهارم قابل پرداخت است .

ایاب ذهاب کارکنان :  به منظور ایجاد سهولت در ارائه تسهیلات برای آمد و رفت کارکنان به محل کار، صرف نظر از اینکه محل سکونت آنها کجا میباشد ، مبلغی به عنوان حق ایاب و ذهاب به  صورت ماهانه به مستخدمین پرداخت میگردد که هر ساله  هزینه روزانه آن  آن  با توجه به شرایط هزینه های حمل و نقل درون شهری مشخص و  به پیشنهاد مدیر امور اداری مال و تصویب مدیر عامل تعیین و با توجه به روزهای حضور مستخدم در محل کار و امضاء دفتر حضور غیاب ، به همراه حقوق ماهیانه  به کارکنان  پرداخت میگردد.

کلیه کارکنان از نظر برخورداری از بیمه بازنشستگی  پس از پایان دوره آزمایشی مشمول قانون  سازمان تامین اجتماعی میباشند .

در ابتدای ورود کارکنان به شرکت پس از سپری شدن دوره آزمایشی ابتدا با آنها قرارداد منعقد میگردد و در مدت قرارداد شرکت با توجه به شغل و پست و مسئولیت و سایر مزایای مرتبط  با مستخدم با صدور حکم کارگزینی اقدام میگردد .

  سایر موارد ذیل که البته   فعلا در این کتابچه در مورد آنها ضوابطی را ارائه نمی دهیم و صحبت در مورد آنها بستگی به شرایط و موقعیت شرکت در آینده دارد که در زمان خودش قابل بررسی  می باشد ، واز جمله  این موارد می توانند ، حق اولاد ، حق عائله مندی ،  فوق العاده جذب ، ، حق محرومیت از تسهیلات زندگی  که متناسب با تاسیس شعبه در سایر شهرها در آینده  قابل بررسی  و تعریف  است .

 

ماموریت کارکنان و ضوابط پرداخت حق ماموریت :

 تعریف :

ماموریت یعنی انجام وظایف محوله به کارمند در محلی  دور از محیط کار  که حد اقل به شعاع 50 کیلومتر از محل کار دور شده باشد  و لذا  به منظور جبران زحمات کارکنانی که این وظایف را انجام میدهند  فوق العاده ای به نام حق ماموریت به مستخدم پرداخت میگردد ، که به ازای هر روز معادل یک سیم  ( 30/1 ) حقوق پایه مستخدم در همان زمان  انجام ماموریت محاسبه و پرداخت میگردد .

البته سایر هزینه های مربوط به ماموریت شامل هزینه کرایه وسیله نقلیه وهزینه های  اقامت در  هتل محل ماموریت در صورتی که نیاز باشد و هزینه های خور و خوراک تماما" با ارائه فاکتور های مزبوط و در صورت عدم ارائه فاکتور ضمن هماهنگی با مسئول بلافصل  به عهده شرکت میباشد که مامور پس از پایان ماموریت طی گزارشی این موارد را ضمیمه حکم ماموریت میکند و در قسمت مربوط در حکم ماموریت نیز گزارش خود را می نویسد . 

ماموریت داخل کشور :

تعریفی که بیان گردید برای ماموریت داخل کشور بیان گردید ، برای ماموریت خارج کشور نیز تامیم مییابد .

 

.ماموریت خاج از کشور :

 با توجه به جذابیت ماموریت خارج کشور  ، لذا کارکنانی که به ماموریت خارج از کشور می روند  باید یک با در طول خدمت خود در شرکت یک تعهد سه ساله برای خدمت بدهند و چنانچه تا قبل از پایان مدت تعهد، مستخدم تمایل به خروج از شرکت را داشته باشد  بنابراین به نسبت سنوات باقی مانده از تعهد میزان هزینه های مربوط به سفر خارجی از او کسر میگردد .  

برای ماموریت خارج کشور حق ماموریتی در نظر گرفته نمی شود  ولی سایر هزینه ها از جمله هزینه های سفر های درون شهری و برون شهری برای رسیدن به محل انجام ماموریت ، هزینه های اقامت و خورد و خوراک  همانطور که در بالا توضیح داده شد تماما" از سوی شرکت تامین و پرداخت می گردد .

 

دستوالعمل  تنخواه گردان :

تعریف :

تنخواه طبق تعریف مبلغی است که به منظور تسریع در انجام بعضی از پرداختها و هرینه های  جرئی شرکت ،به  یکی از کارکنان واجد شرایط  تحویل داده می شود ، سقف مبلغ تنخواه متناسب با نیاز شرکت و به پیشنهاد مدیر امور اداری مالی و تصویب مدیر عامل  تعیین میگردد ، و کارمندی که تنخواه به او تحویل داده شده بر اساس مجوزهایی که از سوی مدیر عامل  با عنوان دستور خرج به هر یک از مدیران  تفویض گردیده نسبت به هزینه کردن از محل تنخواه اقدام می کنند .

به منظور حفظ تناسب و تعادل بین مسئولیتها ی مدیران  با میزان اختیارات آنها مدیر عامل میتواند دستور خرج  از محل تنخواه گردان به هر یک از مقامات مذکور را با محدودیتهای توامان زمان و مبلغ را  به شرح ذیل تفویض نماید.

1-     برای مدیران با مجوز مدیر عامل تا33%  سی و سه درصد سقف تنخواه  در ده روز  . قابل اعمال میباشد .  بنابراین رعایت این سقف باید توسط تنخوادار صورت پذیرد . تا تنخواه در طول  یک ماه هزینه گردد .

سازوکار ابلاغ دستور خرج  به این گونه است که مدیر امور اداری ومالی به  مدیر عامل پیشنهاد  مینمایند و در صورت قبول مدیر عامل و ابلاغ دستور خرج که توسط مدیر عامل امضاء می گردد ، قابل اجراء است .  و تنخواه دار به هیچ عنوان خودش اجازه خرج ندارد ، مگر با اجازه کتبی مدیر عامل یا مدیری که به او از سوی مدیر عامل اجازه خرج داده شده است .  

جدول تفویض اختیارات :

جدول تفویض اختیارات  همانطور که از نام آن پیدا است نوع اختیارات محول شده به هر مقامی را با توجه به سطح شغل سازمانی  مستخدم تعریف میکند  تا مستخدم با میزان اختیارات خود آشنا  و در مقابل مسئولیتهای خود پاسخگو باشد . همانطور که در جدول ذیل مشاهده میشود ، اختیارات  در سه طبقه به ترتیب از پائین به بالا شامل ، پیشنهاد ، تائید و تصویب میباشند و مقامات در پنج سطح  از بالا به پائین به ترتیب شامل ، مدیر عامل ،مدیر ، رئیس اداره ، کارشناس و مسئول  میباشند و  در این جدول فعالیت ها یا اسنادی که بر  روی آنها باید تصمیم گیری صورت پذیرد و این تصمیم گیری و چون این فرایند باید  با پیشنهاد و تائید و تصویب تحقق یابد و بنابراین مسئولین تصمیم گیرنده آن فرمها را  با امضاء یا پاراف خود به جریان می اندازند .

جدول تفویض اختیارات

نوع اسناد

مقامات

مدیر عامل

مدیر فروش

مدیر امور اداری مالی

رئیس اداره

کارشناس

مسئول

 

مرخصی روزانه مدیراان تا سه روزو بیشتر

تایید  و تصویب

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

 

 

مرخصی ساعتی کارکنان

 

تصویب

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

 

مرخصی روزانه کارکنان تا سه روز

 

تصویب

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

 

مرخصی روزانه کارکنان بیش از سه روز

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

پیشنهاد

 

درخواست وجه

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

پیشنهاد

 

امضاء پیش فاکتور ها و فاکتورها

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

پیشنهاد

 

امضاء مکاتبات و اسناد شرکت

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

درخواست خرید  اموال

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

پیشنهاد

 

پرداخت فوق العاده ماموریت تا یک زور

 

تصویب

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

 

پرداخت فوق العاده ماموریت بیش از یک روز

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

در خواست صدور چک

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

پیشنهاد

 

انعقاد قرارداد یا تمدید قرارداد کارکنان

تصویب

تائید

تائید

یشنهاد

یشنهاد

 

 

انعقاد قراردادهای کاری شرکت

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

اعمال تغییرات در محتوی سایتهای شرکت

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

پیشنهاد مبلغ ایاب ذهاب سالانه کارکنان

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

پرداخت پاداش به کارکنان

تصویب

تائید

تائید

پیشنهاد

پیشنهاد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

توضیح اینکه این جدول  با توجه به افزایش نوع تصمیمات شرکت قابل افزایش است لذا تغییرات آن هر سال بنا به پیشنهاد مدیر امور اداری مالی و تصویب مدیر عامل صورت می پذیرد .

 

  رفاه کارکنان :

برنامه های رفاهی شامل تمامی اقداماتی است که توسط کارفرما بکار برده میشود تا نیروهای انسانی تمایل و رغبت به ماندن در آن سازمان را داشته باشند و بتوانند با توان و انگیزه کافی به انجام وظایف محوله بپردازند . و تحقق این برنامه ها منوط به امکانات و اعتبارات هر شرکت می باشد ، و در اینجا مواردی از آنها بیان میگردد تا در صورتی که شرایط فراهم شد  شرکت بتواند آنها را بکار بندد ، و این برنامه ها باید به وسیله  مدیر امور اداری مالی جمع آوری و طراحی و پیشنهاد گردد و پس از تصویب مدیر عامل اجرایی گردد . که عبارتند ار :

1-     اعطای وام به کارکنان ویا حمایت از تعاونی های اعتباری کارکنان  شرکت .

2-     برنامه های سفرهای زیارتی و سیاحتی .

3-     پرداخت بعضی از کمک هزینه ها ، مانند : کمک هزینه ازدواج ،کمک هزینه فوت بسته گان درجه اول ( پدر، مادر ، همسر و فرزندان ) ، کمک هزینه تحصیلی  به شرط ارائه تعهد خدمت معادل دو برابر مدت آموزش ، کمک هزینه تشویق دانش آموزان ممتاز فرزندان کارکنان .

4-     تهیه لباس   یک شکل برای کارکنان  متناسب با  سطوح سازمانی  آنها .

5-     بر قراری بیمه عمر و سرمایه گذاری برای کارکنانی که دوره آزمایشی آنها پایان یافته است .

6-     و سایر موارد که بنا به مقتضیات  زمانی و مکانی امکان تحقق آنها وجود دارد .

مرخصی کارکنان : 

استفاده از مرخصی جزیی از حقوق قانونی  کارکنان است و به دو نوع مرخصی استحقاقی و استعلاجی تقسیم می شود و در هر ماه کارکنان میتوانند به مدت دو  روز از  مرخصی استحقاقی و یک روز از  مرخصی استعلاجی ، با حقوق از آن بهره مند گردند .

مرخصی استحقاقی :

فرایند درخواست مرخصی  به گونه ای   باید باشد که به کار لطمه ای وارد نشود ، لذا مستخدم باید قبل از استفاده از مرخصی موافقت مقام بلافصلی که این اختیار به او  تفویض  شده است را  از طریق تکمیل فرم مریوطه بگیرد ، تا بتواند در تاریخ مورد نظر از مرخصی استفاده نماید ، در غیر این صورت آن روز برای مستخدم غیبت محسوب میگردد . 

در خصوص مرخصی ساعتی  ،  این مرخصی  به این معنا است که، مستخدم به محل کار آمده ولی نیاز دارد که چند ساعتی را برای انجام کار مهمی از محل کار خارج شود ، بنابر این باید با موافقت مقام بلافصلی که این اختیار به او داده شده با تکمیل و پر کردن فرم مخصوص آن که در بخش فرمها ارائه میشود  و ثبت ساعت خروج و ساعت بازگشت در دفتر حضور غیاب  اقدام نماید .

 به منظور رفع هر گونه تبعیض در خصوص زمان حضور کارکنان در محل شرکت و اهمیت حضور همه کارکنان در دفتر  با هم در تحقق فعالیتهای شرکت  ، میزان تاخیر در حضور کارکنان در شرکت بر مبنای ساعت کار تعریف شده که از ساعت 30/8  صبح تا 30/15  بعد از ظهر از شنبه تا پنج شنبه میباشد ، محاسبه و در پایان همان ماه از حقوق آنها کسر میگردد  .

کارکنانی که به هر دلیلی  دیرتر به محل کار خود میرسند  باید با هماهنگی مقام مافوق باشد و پس از ورود به  شرکت باید دفتر حضور غیاب را  در حضور مسئول دبیر خانه  که مسئول ثبت دقیق این اطلاعات در فرم حضور غیاب است ،با درج ساعت ورود  ثبت و امضاء نمایند ، ودر مورد ، این مدت مانند پاراگراف قبل اقدام میگردد  ، یعنی فرم خروجی ساعتی تنظیم گردد .

مرخصی کارکنان در صورت عدم استفاد قابل ذخیره و انتقال به  ماه  میباشد ولی قابل انتقال به   سال بعد نیست وحتی  در پایان سال  نیز قابل باز خریدی نمی باشد .

 

مرخصی استعلاجی :

مرخصی استعلاجی برای موارد اضطرار و یا بیماری  است که  توسط کارکنان  استفاده می شود و این کار با تکمیل فرم مربوطه و در یافت موافقت مقام مافوق که این اختیار به او داده شده  صادر می شود ،موارد اضطرار شامل : فوت بسته گان درجه اول ( پدر ، مادر ، همسر و فرزندان ) میباشد .و موارد بیماری حد اکثر تا سه روز  با ارائه گواهی پزشک  و با پرداخت حقوق  از سوی شرکت  می باشد و بیش از سه روز برابر قانون تامین اجتماعی اقدام می گردد .

   خروج کارکنان :

خروج کارکنان ممکن است به دلایل گوناگونی اتفاق بیفتد ، که در اینجا ما روی تنوع آن صحبتی نداریم و به هر دلیلی که باشد ، به جزء مرگ ، باید قبل از خروج چند کار اتقاق بیفتد ،

-         خروج  کارکنان  باید با دو ماه اطلاع  کتبی قبلی به  مقام بلافصل مستخدم باشد ، تا شرکت فرصت جذب نیروی جدید و انتقال تجربه و وظایف به مستخدم تازه وارد را داشته باشد .

-         در صورت جذب نیروی جدید ، وظایف محوله به فرد جدید منتقل گردد .

-         پس از تائید مقام مافوق مستخدم که فرایند اتنقال اطلاعات را به مستخدم جدید تائید میکند ، انگاه  فرم تسویه حساب  توسط امور اداری صادر میشود  و به مستخدم  متقاضی خروج داده میشود  که در قسمت مربوط به فرمها آورده شده ، تا مراحل تائید و امضاء  مندرج در فرم مذکور را با تحویل اموال  به فرد جایگزین و یا تحویل به صاحب جمع اموال  شرکت ، بدهد و سایر موارد را  از مسئولین ذی ربط  تائیدیه  دریافت و در آخر به امور مالی تحویل بدهد .

-         از آنجایی که پرداخت حقوق کارکنان بنا به مصلحت  شرکت با یک ماه تاخیر صورت می پذیرد ، بنابر این فرایند تسویه حساب در پایان ماه دوم از زمان خروج مستخدم انجام می پذیرد .

-          در کنار ابزارهای تشویثی  که در بخش رفاه کارکنان مطرح گردید ،به منظور ترغیب کارکنان به حضور فعال در شرکت  ، چنانچه مستخدم تمایل به خروج از شرکت گردد ، با توجه به این که این خروج همیشه صدماتی را  به فرایندهای کاری شرکت میزند لذا از ابزارهای باز دارنده ای نیز  استفاده میشود که به این ترتیب است . که پرداختهای مربوط  به آخرین قرارداد مستخدم متقاضی خروج از شرکت  برمبنای حقوق پایه محاسبه میشود و سایر پرداختهای  غیر مستمر او در محاسبات مربوط به تسویه حساب  با شرکت لحاظ نمیگردد.

-         همچنین ازجمله ابزارهای بازدارنده ، نگهداری اسناد ضمانتی مستخدم در داخل شرکت  به مدت یک سال پس از خروج مستخدم میباشد  تا در صورت بروز هرگونه مشکلی که مستخدم باعث آن بوده ، شرکت بتواند نسبت به اعاده حق خود اقدام نماید .